25.10.2021

Государственный аппарат переживает эпоху модернизации, именно поэтому многие привычные всем документы постепенно переходят в электронный формат. Коснулись преобразования и трудовых книжек, которые вместо обычных бумажных стали представлять собой единую базу данных с информацией о сотруднике, его трудовом стаже, должностях, датах приема на работу и увольнении.

Подробные сведения об электронных трудовых вы можете получить на сайте, в статье мы рассмотрим некоторые ключевые моменты. Работать по новой форме стали с начала 2020 года, однако целый год давался предприятиям на постепенный переход – предоставление данных в ПФР и регулярное заполнение отчета по форме СЗВ-ТД.

До начала текущего года все работодатели были обязаны перейти на новый формат. Фактически – передать в ПФР сведения о кадровом составе. Если это не было сделано, на ИП и организацию начислялся штраф: 5000 рублей на предпринимателя, до 50 тысяч рублей – на ЮЛ. Кроме того, увеличивалась и ответственность. Если отчет о трудовой деятельности не предоставлен вовремя или имеет ошибки, руководитель предприятия может быть оштрафован на 300-500 рублей.

Что же делать с бумажными книжками? Сотрудник самостоятельно решает, требуется ли она ему. Допускается оставить традиционный вариант, в этом случае представители кадровых служб не только передают сведения в ПФР, но и вносят их вручную в бумажную книжку. Второй способ – работник может написать заявление об отказе от привычной трудовой. Тогда все сведения о нем будут направляться в ПФР в электронной форме.

Чем удобны такие книжки? Руководитель организации может своевременно проверить сведения о потенциальном кандидате на должность на сайте ПФР. Для сотрудников это также очень удобно – они имеют возможность проверять, делает ли организация отчисления в пенсионный фонд. Ранее, чтобы получить выписку о трудовом стаже, нужно было обращаться к бывшим работодателям, что не всегда удавалось осуществить. Сейчас же все сведения в свободном доступе в режиме онлайн. Кроме того, информация защищена. До внедрения электронных книжек пожар в офисе, где хранились документы сотрудников, мог уничтожить все сведения. Сейчас же они располагаются на сервере в полной безопасности.

По новым правилам, все сведения о сотрудниках вносятся в специальный отчет СЗВ-ТД и направляются в ПФР. То есть ответственный специалист кадровой службы обязан указывать данные о приеме на работу, назначении на новую должность, увольнении. Если же с работником не произошло никаких перемен, дублировать или сдавать пустой отчет не требуется. Аналогично – данные о специалистах, работающих по ГПХ, в ПФР не передаются.

Читайте также: Что нужно знать работодателю про электронные больничные и как с ними работать.